L'articolo 1130-bis cita testualmente:
Il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve che devono essere espressi in modo da consentire l'immediata verifica. Si compone di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota sintetica esplicativa della gestione con l'indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti. L'assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell'amministratore e la relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà. I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
L'assemblea può anche nominare, oltre all'amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio ha funzioni consultive e di controllo.
Il rendiconto condominiale, tanto si desume leggendo l'art. 1130-bis c.c., è un documento complesso del quale fa parte la nota sintetica esplicativa.
La norma indica i documenti che lo compongo, specificando che esso deve contenere:
Il tutto deve essere espresso in modo da consentire l'immediata verifica.
Chiarezza, trasparenza, intellegibilità: questi i principi base che si possono desumere scorgendo le indicazioni contenute nella norma in esame.
Quanto alla composizione del rendiconto, la medesima norma specifica che esso si compone:
Se dovessimo incasellare il contenuto negli elementi componenti il rendiconto, allora dovremmo concludere che le voci di entrata e di uscita andrebbero inserite nel registro di contabilità e che i dati inerenti alla situazione patrimoniale, i fondi e le riserve troverebbero casa nel riepilogo finanziario.
La norma non menziona il piano di riparto, ma è evidente che esso deve far parte necessariamente del rendiconto, o almeno necessariamente se si vuole dar conto della misura della partecipazione dei condòmini alle spese. Un rendiconto condominiale senza piano di ripartizione è un documento monco, incompleto e, secondo lo scrivente, invalido.
Il registro di contabilità è uno degli strumenti introdotti dal legislatore al fine di permettere al condominio di avere sempre una gestione lineare e trasparente da parte del suo mandatario. Questi deve tenere un registro di contabilità nel quale annotare in ordine cronologico, entro trenta giorni dal giorno della rispettiva operazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita ai sensi dell'art. 1130 n. 7 c.c..
La scadenza temporale di aggiornamento, data dall'annotazione dell'operazione entro trenta giorni dall'avvenuta esecuzione, permette una costante valutazione reale della situazione patrimoniale del condominio.
Insieme agli altri documenti indicati dall'art. 1130bis c.c., è parte determinante del rendiconto condominiale.
Principio di cassa o competenza?
La contabilità del condominio può essere tenuta secondo il principio della "cassa" o quello della "competenza". Sono due sistemi tra loro alternativi, per cui il legislatore non detta la regola da seguire.
Il criterio della "cassa" sembra tuttavia quello preferibile prevedendo la registrazione delle entrate e delle uscite soltanto se effettivamente sostenute, mentre quello della "competenza" detta l'annotazione solo quando esse siano maturate, essendo irrilevante la relativa percezione o erogazione delle somme di danaro.
Il registro deve quindi essere sempre consultabile dai condomini, senza dover fornire una motivazione, anche solo per verificare e avere informazioni sulla gestione dell'edificio, potendo prenderne visione gratuitamente ed estrarre, a proprie spese, copia firmata dall'amministratore ex art. 1129, secondo paragrafo, c.c..
In questo senso è anche la disposizione dell'art. 1130 n. 9 c.c. sulla cui base l'amministratore è tenuto a fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso.
Da queste due ultime osservazioni, possiamo esaminare l'utilità del registro in formato elettronico suggerito dall'art. 1130 n. 7, ultimo periodo che cita: "tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate" ma vediamo cosa vuol dire.
E' vero che il legislatore permette che venga tenuto in modalità informatica, ma considerando l'orientamento normativo sulla digitalizzazione oggi si sarebbe potuto scrivere che "Tale registro si deve tenere anche con modalità informatizzate". E' altresì vero che il registro di contabilità condominiale è a forma libera, non essendovi regole precise da osservare, ma è altresì vero che si potrebbe realizzare tramite qualsiasi programma dal quale si possono ricavare gli stampati dei prospetti contabili.
Come detto, ad oggi il regristro si può fare cartaceo e facoltativamente digitale, con il solo rispetto del termine di trenta giorni per l'annotazione dell'operazione.
Sicuramente la tenuta del registro "anche" con modalità informatiche potrebbe portare grande utilità ove il condominio abbia il proprio sito web. L'amministratore potrebbe caricarvi le operazioni in dare e avere in modo tale che i condomini ne abbiano immediata visione, in aderenza con il principio della trasparenza.
La nota sintetica, lo dice espressamente l'art. 1130-bis esplica l'andamento della gestione, dovendo indicare anche i rapporti in corso e le questioni pendenti.
Funzione della nota sintetica, dunque, è dar piena contezza non solamente della situazione economico-patrimoniale del condominio (rispetto alla quale già solo i dati numerici devono consentire la immediata verifica), ma più in generale della complessiva situazione della compagine.
Che cos'è accaduto durante l'anno? Ci sono cause in corso? Quali rapporti sono in essere? Perché e di che genere? Il condominio è in stato di sofferenza economica? Da cosa è determinata?
Si comprende, quindi, che sebbene la nota non debba essere prolissa, lo dice la stessa legge che essa dev'essere sintetica, il suo contenuto deve comunque consentire di comprendere la situazione complessiva del condominio.
Che cosa succede se un rendiconto non contiene la nota esplicativa?
Quel rendiconto va considerato non conforme a legge e la relativa delibera di approvazione invalida, per violazione di legge, e come tale impugnabile entro trenta giorni dalla sua adozione (per i presenti astenuti e dissenzienti) o comunicazione (per gli assenti, art. 1137 c.c.)?
Oppure la sostanziale correttezza del contenuto del rendiconto fa sì che la mancanza di una spiegazione in merito al suo contenuto ed allo stato del condominio possa essere considerata una mera violazione formale non inficiante la validità della suddetta delibera di approvazione?
Al riguardo, si accennava in principio, le prime pronunce in materia paiono, sia pur senza grande convinzione, propendere per la invalidità (ovvero il rendiconto va considerato non conforme a legge e la relativa delibera di approvazione invalida, impugnabile entro trenta giorni).
Senza registro di contabilità, riepilogo finanziario e nota sintetica esplicativa della gestione la delibera assembleare che approva il rendiconto presentato dall'amministratore condominiale è da considerarsi annullabile.
Lo ha ribadito il Tribunale di Roma nella recente sentenza n. 10624 dello scorso 17 giugno 2021, facendo chiaramente intendere come questa necessità non debba essere considerato un puro formalismo, ma risponda al diritto dei condomini di poter contare su una gestione ispirata a criteri di trasparenza e quindi immediatamente verificabile anche dai non addetti ai lavori.
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